Ofício da Academia das Ciências de Lisboa a D. Maria I, c. 1790/1798
– Carta manuscrita que retrata o estado de degradação dos arquivos do Reino com proposta dos sócios académicos para a sua conservação e organização.
A primeira edição do “Documento do Mês” inicia com um ofício apresentado pelos sócios da Academia das Ciências de Lisboa a D. Maria I (r. 1777-1816), no qual se procede à descrição do estado dos Archivos das Camaras deste Reyno. Sem conseguirmos determinar a datação exata deste documento e sua autoria, sabemos que, de facto, os primeiros exames aos arquivos municipais remontam à segunda metade do século XVIII, com o destaque para os trabalhos de João Pedro Ribeiro (1758-1839) e Fr. Joaquim de Santo Agostinho (1767-1845), incumbidos pela própria Academia, da qual eram sócios efetivos da Classe de Letras. Constatando com magoa a degradação de Documentos, considera-se que esta conjuntura seja estrutural da administração central do Reino, pela falta de observância quanto à conservação do património documental que já se verificava nos governos predecessores ao de D. Maria I. Por um lado, nota-se a saída de documentos dos arquivos e seu alheamento por parte de particulares, interrompendo-se as cadeias de custódia, como foi possível constatar nos antigos Índices e respetivos traslados. Por
outro, os Sócios alertam para o escuzo, obscuro e humido acondicionamento dos papéis e pergaminhos que, lançados a monte no fundo de hua Arca ou Armario, perdem o seu contexto orgânico-institucional e, em grande medida, a relação entre si, da qual resulta a confuzão e dezordem. Neste sentido, de forma a evitar a perpetuação dos estragos e a impedir a repetição dos mesmos males, a Academia avança com um conjunto de propostas para a conservação e organização dos documentos. Em primeiro lugar, para o seu acondicionamento sugere-se a utilização de armários abertos com grades, de modo a promover a circulação do ar e a evitar a concentração de humidade, dando preferência a salas com estrutura em abóbada. De seguida, propõe-se a encadernação de documentos avulsos e pergaminhos em maços por tipologia e ordem cronológica (alvarás, cartas régias, provisões e instrumentos judiciais, etc.). Depois, a
existência de, pelo menos, três chaves para a guarda do arquivo. Previa-se também a inventariação dos documentos conservados pelos cartórios e sua entrega à correição da comarca, tutelada pelo respetivo Ministro Superior. Por último, reitera-se a intransigência quanto ao extravio de documentação dos arquivos e cartórios sem ordem expressa da Casa Real. As Observações históricas e críticas de João Pedro Ribeiro, publicadas em 1798, vão precisamente ao encontro destas constatações, explanadas na sua segunda parte, intitulada “Sobre a necessidade de acautelar pelos meios oportunos a total ruina dos Cartórios” – o que nos permite presumir a sua participação na composição do ofício apresentado -, que destacamos como primeiro “Documento do Mês”
